Die Papier- und Kartonfabrik Varel stellt umweltfreundliches Wellpappenrohpapier und Karton aus Altpapier her. In fast allen Bereichen des Betriebes kommen Fremdfirmen zum Einsatz. Ziel des Fremdfirmenmanagements ist eine sichere und erfolgreiche Zusammenarbeit. Im Gespräch erläutern der technische Leiter Rouven Gutmann, EMSR-Techniker Mirko Büther und die leitende Fachkraft für Arbeitssicherheit Viktor Terletskyy, was für die Zusammenarbeit mit Fremdfirmen wichtig ist und wie reibungslose Abläufe sichergestellt werden.
In welchen Bereichen und für welche Arbeiten kommen Fremdfirmen bei Ihnen zum Einsatz?
Terletskyy: In nahezu allen Bereichen wird die Unterstützung von externen Mitarbeitern genutzt. Ob im technischen Büro für die Umsetzung von Projekten, in der mechanischen Instandhaltung für die Inspektion von Maschinen und Maschinenteilen oder in der Elektrowerkstatt für die Errichtung von Schaltanlagen.
Was ist für Fremdfirmen besonders wichtig zu wissen?
Büther: Ziel unseres Fremdfirmenmanagements ist, eine sichere und erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen. Es gilt, Missverständnisse und Probleme während der Zusammenarbeit zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wir informieren unsere Fremdfirmen über die Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften, die auf unserem Firmengelände gelten. Die Fremdfirmenmitarbeiter müssen auch den direkten Arbeitsverantwortlichen kennen und wissen, wie sie sich in Notfallsituationen zu verhalten haben. Außerdem werden vor Arbeitsaufnahme Fragen geklärt, erforderliche Schulungen für den Umgang mit bestimmten Maschinen oder Geräten durchgeführt und die Dokumentation dieser Schulungen besprochen.
In Ihrem Betrieb kommt eine „Unterweisung von Fremdtätigen“ zum Einsatz. Worum geht es dabei und wie ist diese entstanden?
Gutmann: Die „Unterweisung von Fremdtätigen“ ist ein wichtiger Bestandteil des Fremdfirmenmanagements, insbesondere in sicherheitskritischen oder regulierten Arbeitsumgebungen. Diese Unterweisung dient dazu, Fremdfirmen und deren Mitarbeiter über die Anforderungen, Risiken und Vorschriften des Unternehmens zu informieren, bevor sie auf dem Firmengelände arbeiten. Zu dieser „Unterweisung von Fremdtätigen“ wird auch der betriebseigene Präventionsplan herangezogen. Das ist ein präventives Instrument, um sicherzustellen, dass Fremdfirmen die spezifischen Anforderungen und Risiken auf dem Betriebsgelände kennen und diese auch einhalten, um sowohl ihre eigene Sicherheit als auch die Sicherheit der übrigen Mitarbeiter und des Unternehmens zu gewährleisten. Den Präventionsplan haben wir in einem Arbeitskreis aus Mitarbeitern aus allen Bereichen entwickelt. Er ist wie eine Checkliste, in der alle sicherheitsrelevanten Aspekte, die beim Ausführen der Fremdtätigkeiten in Betracht kommen, systematisch abgefragt, bewertet und Schutzmaßnahmen aufgestellt werden.
Welche möglichen Gefahren gilt es beim Einsatz von Fremdfirmen in Ihrem Betrieb zu bedenken und wie gehen Sie diese konkret an?
Büther: Das Arbeiten unter Wärme und Kälte, in Lärmbereichen, elektrische Gefährdungen, ein hoher Staplerverkehr, drehende Maschinenteile sind bei uns besonders zu nennen. Wir wollen sicherstellen, dass alle Fremdfirmenmitarbeiter über alle Gefahren und Einflüsse bei der Ausübung ihrer Arbeit unterwiesen sind und alle erforderlichen Schutzmaßnahmen umgesetzt werden. Das stellen wir mit der ausführlichen Vorbereitung, wie Anmeldeverfahren, Onlineschulung und Präventionsplan, sicher.
Wie wird der Einsatz von Fremdfirmen geplant, organisiert und kontrolliert?
Terletskyy: Der Einsatz von Fremdfirmen erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit effizient und erfolgreich verläuft. Dazu haben wir einen Prozess für unsere eigenen Mitarbeiter entwickelt und definiert, der anweisend ist und vor Bestellung einer Fremdfirma greift. Unsere Mitarbeiter werden wiederkehrend auf den Prozess und alle zugehörenden Dokumente und Hilfsmittel unterwiesen.
Was ist das Besondere für Ihre Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit mit Fremdfirmen?
Gutmann: Der Sicherheitsanspruch, den wir für unsere eigenen Mitarbeiter haben, gilt auch für unsere Fremdfirmenmitarbeiter. Somit schaffen wir ein Zusammengehörigkeitsgefühl unter allen Beteiligten innerhalb unseres Fremdfirmenmanagements.
Wie binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in das Thema „Fremdfirmen“ ein?
Büther: Entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und ein gutes Arbeitsklima sind eine offene Kommunikation, die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten und die wiederkehrende Schulung unserer Mitarbeiter auf das Fremdfirmenmanagement. Auch ein Feedback von unseren Fremdfirmen wird dabei bewertet und ggf. in unser Management eingepflegt.
Was würden Sie anderen Betrieben zum Thema „Fremdfirmen“ empfehlen?
Terletskyy: Im ersten Step ist zu überlegen, ob und in welchem Umfang der Einsatz von Fremdfirmen erforderlich ist. Die Einsatzplanung erfordert eine umfangreiche Vorbereitung, um alle Sicherheitsaspekte bei Beauftragung von Fremdfirmenmitarbeitern zu erkennen und um diese zu bewerten. Vor Annahme des Auftrages müssen alle Anforderungen, auch die im Bereich Sicherheit, definiert sein. Die Fremdfirma muss sich dem Sicherheitsanspruch, der an sie gestellt wird, bewusst sein. Regelmäßige Begehungen an den Arbeitsstellen, Präsenz zeigen und wiederkehrende Unterweisungen sind ebenfalls wichtig.
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